Statt Dateien per E-Mail-Anhang zu verschicken, wird ein Link geteilt. Alle arbeiten dann an derselben Datei und der Zugriff lässt sich jederzeit wieder entziehen.
Anleitung
Die Datei oder den Ordner auswählen: im Browser in OneDrive bzw. SharePoint, im Explorer bzw. Finder per Rechtsklick › Teilen (OneDrive-Symbol), oder in Word, Excel und PowerPoint oben rechts über Teilen.
Festlegen, wer Zugriff bekommt (Link-Einstellungen bzw. Zahnrad): Personen in [Firma] für alle Kolleg:innen, Ausgewählte Personen nur für bestimmte Personen, auch Externe.
Festlegen, ob bearbeitet oder nur angezeigt werden darf.
Namen oder E-Mail-Adressen eingeben und Senden klicken, oder Link kopieren und selbst verschicken.
Mit Externen teilen
Immer Ausgewählte Personen wählen und die E-Mail-Adresse der externen Person eingeben.
Die externe Person öffnet den Link und bestätigt ihre Adresse mit einem Code, der per E-Mail kommt. Ein Microsoft-Konto ist nicht nötig.
Nur so viel teilen wie nötig: lieber eine einzelne Datei als einen ganzen Ordner, lieber Anzeigen als Bearbeiten.
Freigaben prüfen und beenden
Rechtsklick auf die Datei bzw. den Ordner › Zugriff verwalten. Dort sind alle Personen und Links sichtbar und lassen sich entfernen.
Hinweis: Lässt sich nicht nach außen teilen, ist die externe Freigabe für diesen Bereich gesperrt. Bitte beim Support melden.