KI-Werkzeuge sparen viel Zeit beim Schreiben, Zusammenfassen und Recherchieren. Damit Firmen- und Kundendaten geschĂĽtzt bleiben, gelten ein paar einfache Regeln.
Grundregeln
Nur freigegebene Werkzeuge mit dem Firmenkonto nutzen. Welche das sind, legt das Unternehmen fest. Microsoft 365 Copilot mit Firmenanmeldung schĂĽtzt Firmendaten. Erkennbar ist das am Schild-Symbol bzw. dem Hinweis auf Unternehmensdatenschutz.
Keine vertraulichen Daten in private oder kostenlose Konten. Dazu zählen Kundendaten, personenbezogene Daten, Passwörter, Verträge, Finanzzahlen und interne Dokumente.
Ergebnisse immer prĂĽfen. KI kann ĂĽberzeugend klingende Fehler machen. Fakten, Zahlen, Zitate und rechtliche Aussagen selbst kontrollieren.
Verantwortung bleibt beim Menschen. Was verschickt oder veröffentlicht wird, verantwortet die Person, die es freigibt.
Keine Apps oder Konnektoren ohne Freigabe verbinden. KI-Werkzeuge mit Zugriff auf Postfach, OneDrive oder SharePoint nur nach RĂĽcksprache mit it-tects einrichten.
Gute Einsatzbereiche
Entwürfe für E-Mails, Texte und Präsentationen.
Lange Dokumente, Besprechungen oder E-Mail-Verläufe zusammenfassen.
Ideen sammeln, Texte umformulieren oder ĂĽbersetzen.
Formeln in Excel erklären oder erstellen.
Tipps fĂĽr gute Ergebnisse
Klar sagen, was gebraucht wird: Ziel, Zielgruppe, Länge, Ton. Beispiel: „Fasse dieses Dokument in 5 Stichpunkten für die Geschäftsführung zusammen.“
Nachfragen und verbessern lassen statt sofort neu zu beginnen.
Bei Copilot auf Dateien verweisen (z. B. mit „/“ eine Datei auswählen), statt Inhalte zu kopieren.
Im Zweifel: Vor dem Einsatz eines neuen KI-Werkzeugs beim Support nachfragen. it-tects prĂĽft Datenschutz und Lizenz.