Wo eine Datei gespeichert ist, entscheidet, ob sie gesichert ist, wer sie sieht und ob sie auf anderen Geräten verfügbar ist.
Welcher Ort wofĂĽr?
OneDrive: eigene Arbeitsdateien. Gesichert, mit Versionsverlauf und auf allen eigenen Geräten verfügbar.
SharePoint bzw. Teams: gemeinsame Dateien eines Teams oder Projekts. Alle Mitglieder haben Zugriff, auch wenn jemand ausfällt.
Netzlaufwerk (bei Firmen mit eigenem Server): gemeinsame Dateien im Firmennetz, zentral gesichert. Unterwegs nur per VPN erreichbar.
Lokal am Computer (Desktop, Downloads): nur kurzfristig. Diese Dateien sind meist nicht gesichert und gehen bei einem Defekt verloren.
USB-Sticks und externe Festplatten: nur zum Transport, nicht zum Aufbewahren.
Grundregeln
Firmendaten nie in private Cloud-Dienste (z. B. private Dropbox oder Google Drive) speichern.
Dateien für Kolleg:innen nicht per E-Mail-Anhang verschicken, sondern teilen. Siehe „Dateien und Ordner teilen – OneDrive und SharePoint“.
Im Zweifel beim Support nachfragen, wo gemeinsame Dateien im Unternehmen liegen.